Faktura pro forma

Prowadząc działalność gospodarczą wiele firm życzy sobie aby przed zapłaceniem za daną usługę lub towar wystawić dokument, na podstawie którego mogli by zapłacić za zamówione produkty lub też zdecydować się na ich zakup.

Takim dokumentem bardzo popularnym była faktura pro forma. Dokument o niemal identycznej formie jak faktura jednak w świetle przepisów nie podlegający rygorom podatkowym. Jest to swoista umowa pomiędzy sprzedawcą a nabywcą że ten będzie mógł kupić produkty po określonych cenach. Drugą wygodną funkcją jaką posiada ten dokument to taki iż podane są na niej np. dane sprzedającego i dane do ewentualnego przelewu. Kupujący może mieć pewność, że wpłaca na odpowiednie konto.

Dla sprzedającego taki dokument jest także wygodny. Bo nie stanowi on podstawy do zaksięgowania. Zatem jeśli kupujący nie zapłaci nam, bądź zrezygnuje z zakupu możemy taki dokument wyrzucić bez żadnych konsekwencji. 

Jednak od 1 stycznia 2014 roku fakturą jest dokument wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jako że w zestawie definiującym fakturę oprócz innych elementów powinno się pojawić słowo faktura, niektórzy urzędnicy mieli zupełnie niedorzeczny pomysł aby zakwalifikować faktury pro forma jako zwykłe faktury i w przypadku znalezienia takowych w firmie traktowali je jako nie zaksięgowane. W związku z tym w programie MR FAKTURY PRO na wszelki wypadek faktury pro forma są drukowane jako DOKUMENT PRO FORMA. Po to aby nie używać zastrzeżonego słowa faktura. Oczywiście jeśli jakiś przedsiębiorca chce by mimo wszystko taki dokument nazywał się FAKTURA PRO FORMA wystarczy tylko poprawić taki dokument w Administracja -> Ustaw wydruki. Tam możemy zastąpić słowo DOKUMENT na FAKTURA. Bezpieczniej jednak jest zostawić to tak jak jest to teraz zdefiniowane. 

Ministerstwo finansów na swoich stronach mf.gov.pl wyjaśnia że :

"Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT".

Jednak urzędnicy czasem potrafią zaskoczyć, mimo iż taki dokument nie potwierdza dostawy produktu a jedynie poświadcza iż istnieje taka chęć pomiędzy sprzedającym a kupującym stąd wydaje się że jest to najprostsze rozwiązanie.