Program do fakturowania

Informacje o JPK_FA(2)

Od 1 lipca 2018 urzędy skarbowe mogą żądać od firm wydania im pliku JPK_FA. A od 1 lipca 2019 obowiązuje format JPK_FA(2). Wielu przedsiębiorców sądzi że skoro mają prowadzoną księgowość przez firmę zewnętrzną to ich ten obowiązek nie dotyczy. Niestety dotyczy - chyba że firma zewnętrzna wystawia w ich imieniu także faktury. Firmy rozliczające wysyłają co miesiąc plik JPK_VAT a to nie to samo co JPK_FA. JPK_VAT zawiera podsumowane wartości poszczególnych kwot stawek VAT. JPK_FA zawiera natomiast szczegółowe dane na temat wystawionych faktur i korekt. Są to między innymi nazwy towarów (usług) ilości i ceny  Dlatego nie nie należy zmieniać nazw towarów i usług na liście towarów - bo na fakturach pamiętane są tylko numery do listy towarów ( z wyjątkiem nazw jednorazowych gdzie pamiętana jest nazwa jednorazowa i odnośnik do nazwy głównej)  Firmy rozliczające o ile nie prowadzą też za nas fakturowania nie mają dostępu do tych danych. Stąd program fakturujący musi mieć możliwość wyrzutu danych do formatu JPK_FA(2) o ile nie chcemy zapłacić dosyć wysokiej kary. Wszystkie najnowsze wersje programów fakturujących tj mr_faktury_pro, mr_faktury_start i mr_faktury posiadają możliwość wyrzutu danych do JPK_FA(2). Jeśli jednak posiadamy program mr_faktury_pro w wersji starszej niż 3.11 to należy go koniecznie uaktualnić. Wyrzut danych z programu jest dostępny w menu głównym Eksport. Gdyby to menu nie było dostępne to należy sobie nadać uprawnienia w Administracja -> Użytkownicy i tu konkretny użytkownik ( na ogół admin) Należy nacisnąć tam na przycisk popraw i znaleźć zakładkę eksport i tu zaznaczyć Eksport JPK. Zapisać i będziemy mogli już eksportować dane do pliku JPK_FA(2). 

Termin na przygotowanie i przekazanie JPK_FA bez względu na formę przekazu to zaledwie trzy dni. W przypadku nie dostarczenia takiego pliku grozi kara około 2700 zł.  

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Można ściągnąć ze strony https://giodo.gov.pl/pl/569/9276
Ustawa wchodzi w życie w dniu 25.05.2017 roku. W związku z tą ustawą należy przedsięwziąć szereg kroków aby uchronić się przed skutkami jej nie przestrzegania. W tym przypadku chodzi głównie o ochronę danych osobowych osób fizycznych.
Jeśli chodzi o program MR_FAKTURY_PRO to w tym celu od wersji 3.09 zaczęto szyfrować bazę firm gdzie mogą być dane osobowe za pomocą indywidualnego hasła. Chodzi o to by w przypadku kradzieży bazy nie można było skorzystać z danych znajdujących się w programie. Jednak warunkiem jest oczywiście wdrożenie systemu haseł poprzez nadanie użytkownikowi admin hasła. To wymusi używanie haseł w całym programie. Hasła nie powinny być łatwe do odgadnięcia - najlepiej literowo-cyfrowe plus znaki specjalne. 
Zgodnie z RODO bowiem musimy powiadomić naszych użytkowników w przypadku podejrzenia o przejęcie danych osobowych przez osoby nieupoważnione. Dlatego też najlepszą metodą jest używanie haseł oraz szyfrowanie danych. Wówczas nie ma prostych metod na dostanie się do bazy danych osób i firm o ile hasło, które używamy jest odpowiednio skomplikowane.
Dodatkowo możemy zaszyfrować katalog z programem jeśli posiadamy system Windows w wersji PRO. Powinno się też wdrożyć używanie haseł w systemie Windows. W połączeniu z szyfrowaniem danych dysku w wersji Windows pro uniemożliwia to np w przypadku kradzieży komputera dostanie się do programu i używanie go w sposób nieuprawniony. Ta metoda uchroni nas także w przypadku używania innych baz - nie chroni nas jednak wówczas gdy nasz komputer podłączony jest do internetu i włamanie odbywa się za pomocą programów szpiegujących itp. Dlatego należy bardzo uważać co instalujemy na komputerze i nie instalować na nim programów, które nie mają związku z naszą działalnością.  
 
 

Program MR SCAL JPK

 

Program MR_SCAL_JPK służy do scalania plików JPK_VAT do jednego pliku jaki jest wymagany przez MF. Program jest bardzo prosty i darmowy. Jego obsługa przewiduje że możemy używać go dla wielu firm - dlatego też może być stosowany także w biurach rachunkowych. Często zdarza się sytuacja przy tańszych i prostszych programach księgowych że nie ma możliwości importu pliku JPK do takiego programu. A program fakturujący generuje taki plik. Wówczas wystarczy zaksięgować w programie księgowym podsumowanie z ewidencji VAT sprzedaży w programie księgowym. Dopisanie kosztów i wygenerowanie pliku JPK. Mamy jednak wówczas dwa pliki JPK. Ten z programu fakturującego i ten z programu księgowego. Możemy teraz wczytać oba te pliki do programu MR_SCAL_JPK  usunąć podsumowanie VAT sprzedaży z pliku, który wygenerowała nasza księga i wygenerować jeden plik JPK_VAT. Ten plik potem możemy wysłać do MF za pomocą programu Klient JPK 2.0

Program MR_SCAL_JPK jest stosunkowo świeży dlatego gdyby były jakieś trudności w jego stosowaniu proszę o informację na telefon 502107188 lub na maila kontaktowego,

wersja 0.6 z 20.02.2018

 

 Obrazy z programu mr_scal_jpk

Winieta programu

winieta programu MR_SCAL_JPK

 

Wczytanie pliku JPK_VAT

wczytanie pliku JPK_VAT

 

 

Generowanie pliku JPK_VAT

 

Po wybraniu przycisku Przeglądaj możemy wykluczyć dany wpis do generowania pliku JPK_VAT. Możemy też skasować dany plik JPK_VAT jeśli za dużo wczytaliśmy plików. 

 

 

 

Informacja o JPK (Jednolity Plik Kontrolny)

Od lipca 2016 został wprowadzany Jednolity Plik Kontrolny. Na razie obowiązuje on duże przedsiębiorstwa Od stycznia 2017 obowiązuje także dla średnich i małych przedsiębiorstw. Mikrofirmy  obowiązuje od 1 stycznia 2018 roku.

Dla firm wiąże się to z obowiązkiem comiesięcznego wysyłania plików w formacie JPK do Urzędu Skarbowego szczegółowych danych finansowo-księgowych.  Dlatego też należy zwrócić uwagę czy nasz program księgowy posiada funkcję eksportu danych do formatu JPK. Bardziej szczegółową informację możemy znaleźć na http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk 

Na stronie http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/aplikacje-do-pobrania znajdziemy linka do ściągnięcia aplikacji, która jest w stanie wysłać taki plik do US jeśli nasz program nie ma takiej funkcji.

Jeśli chodzi o program MR_FAKTURY_PRO - to zaimplementowano w nim wyrzut danych w formacie JPK_FA - jest to plik, który jest wysyłany do US na jego życzenie w przeciwieństwie do plików, które są eksportowane z programów księgowych a które muszą być wysyłane co miesiąc do US obligatoryjnie. Konieczność posiadania takiej funkcji w programie dla mikroprzedsiębiorców będzie obowiązywała od sierpnia 2018.

Dużym ułatwieniem dla księgowych używających programów księgowych firmy Comarch oraz Insert są programy dodatkowe dla MR_FAKTURY_PRO, które pozwalają na wyrzut danych w z programu MR_FAKTURY_PRO do plików tekstowych które mogą być czytane przez programy wymienionych firm. Zachęcam do odwiedzenia strony https://www.faktury-ok.pl/index.php/eksport-insert oraz https://www.faktury-ok.pl/index.php/meksport-cdn gdzie można pobrać te programy a także zapoznać się z ich obsługą.

Dodatkowo do przesyłania danych do księgowości można często posłużyć się plikiem JPK_FA generowanym przez programy MR_FAKTURY_PRO oraz MR_FAKTURY_START.  MR_FAKTURY_PRO w wersji 3.07 posiada  możliwość eksportu do pliku JPK_VAT w celu przesyłania tych plików do księgowości (Nie będą one służyły do przesyłania ich do Urzędu Skarbowego gdyż nie jest możliwe wygenerowanie pełnego pliku JPK_VAT z programu fakturującego) W obecnej chwili eksport obejmuje faktury sprzedaży oprócz faktur wewnątrzwspólnotowych i faktury VAT marża a także faktury VAT RR. 

Program MR_KSIEGA posiada obecnie obsługę plików JPK_VAT(3) która obowiązuje od 1.01.2018 JKlient JPK 2.0 (wersja 1.0.3.1) już obsługuje formatu JPK_VAT(3) i poprawnie weryfikuje pliki generowane przez MR_KSIEGA.

Program MR_FAKTURY oraz MR_FAKTURY_START mają już obsługę plików JPK_FA.